Base de datos de clientes para restaurantes: qué guardar y cómo hacerlo legal
Tu mozo sabe que Carla viene los jueves a merendar. Si él se va, ese dato se va con él. Así se arma una base de clientes útil y legal.
Sabés que Carla viene todos los jueves a merendar y pide tostado con licuado. Pero si deja de venir, no tenés cómo avisarle que volvió su torta favorita. Una base de datos de clientes del restaurante convierte la memoria del mozo en algo que no se pierde cuando cambia el personal.
Qué datos guardar (y cuáles no)
No hace falta un CRM de empresa grande. La regla: pedí solo lo que vas a usar.
| Dato | Para qué sirve | ¿Pedirlo? |
|---|---|---|
| Nombre | Saludar y personalizar | Sí |
| Celular o WhatsApp | Avisos y beneficios | Sí |
| Día y mes de cumpleaños | Saludo y regalo | Opcional |
| Visitas y pedidos | Frecuencia y platos favoritos | Se registra solo |
| DNI, dirección, año de nacimiento | Casi nunca hace falta | No |
Ojo con alergias y datos de salud: la ley los trata como datos sensibles. Preguntalos al tomar el pedido, no los guardes para marketing.
Base de datos de clientes y la Ley 25.326
La Ley 25.326 de Protección de Datos Personales alcanza también a la base de una cafetería. En la práctica:
- Consentimiento libre, expreso e informado: una casilla sin marcar de antemano que diga qué vas a hacer con los datos.
- Finalidad clara: «Te escribimos por WhatsApp con beneficios y tu regalo de cumpleaños». Para otro uso, pedí permiso de nuevo.
- Acceso, rectificación y supresión: el cliente puede pedir ver, corregir o borrar sus datos; tené un canal simple.
- Seguridad: nada de planillas abiertas por link ni listas en el celular personal de los mozos.
- Registro: la ley prevé inscribir las bases en el Registro Nacional de Bases de Datos de la AAIP.
Cómo sumar clientes a la base sin molestar
- 01
Escanea el menú
El cliente pide desde la mesa.
- 02
Ve un beneficio
«Sumate y tenés un sello de regalo».
- 03
Da su permiso
Nombre, celular y casilla de consentimiento.
- 04
Recibe valor
Tarjeta de sellos y sorpresa de cumpleaños.
Nadie deja su celular «para recibir novedades»: lo deja a cambio de algo concreto.
Segmentos de la base de clientes que sirven
- Nuevos (1 visita): el objetivo es la segunda visita en 30 días.
- Habituales (3+ visitas en 2 meses): más reconocimiento, no más descuentos.
- Dormidos (más de 45 días sin venir): ver cómo recuperar clientes perdidos.
- Cumpleaños del mes: ideas en promociones de cumpleaños.
Ejemplo: una cafetería en Palermo tiene 600 clientes en la base y 90 dormidos. Si un mensaje con una medialuna de regalo trae de vuelta a 15, con ticket de 9.000 ARS son 135.000 ARS de ventas por el costo de 15 medialunas.
¿Puedo usar los WhatsApp de las reservas para mandar promociones?
Solo si el cliente aceptó recibirlas. Un número dado para confirmar una reserva no es permiso para marketing.
¿Alcanza con una planilla de Excel?
Para arrancar, sí, si está protegida. Con cientos de clientes conviene un sistema que registre visitas y bajas solo.
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